Caisse enregistreuse gratuite pour restaurant : est-ce possible et légal ?

Gratuit ou payant, la loi est la même

La loi ne regarde pas le prix de ton logiciel de caisse, mais ce qu’il garantit. Si tu es assujetti à la TVA et que tu encaisses des clients particuliers avec un logiciel ou un système de caisse, ce logiciel doit rendre les ventes impossibles à modifier, les sécuriser, les conserver et les archiver. C’est l’article 286 du code général des impôts.

L’administration fiscale précise que les logiciels « libres » et ceux développés en interne sont aussi concernés. Un outil gratuit téléchargé sur internet n’échappe donc pas à la règle. Tous les détails sont dans notre article sur la caisse enregistreuse obligatoire.

La preuve : attestation de l’éditeur ou certificat

En cas de contrôle, tu dois pouvoir montrer l’un de ces deux documents :

• Une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel, à ton nom. Elle doit suivre le modèle de l’administration et indiquer le nom et la version du logiciel, et la date à laquelle tu l’as obtenu. Une simple phrase dans les conditions générales de vente ne suffit pas.
• Un certificat délivré par un organisme accrédité, que l’éditeur obtient pour son logiciel. Tu dois en avoir une copie.

Le piège du logiciel gratuit en ligne

D’habitude, l’éditeur te remet l’attestation ou la copie du certificat quand tu achètes ou installes le logiciel. Mais l’administration le dit clairement : si tu récupères gratuitement un logiciel en ligne, c’est à toi de te faire remettre l’attestation ou la copie du certificat. Et le document doit correspondre exactement à la version que tu utilises.

Avant d’installer une caisse gratuite, pose donc une question simple à l’éditeur : « Est-ce que vous me remettez une attestation individuelle à mon nom, ou une copie de votre certificat ? » S’il ne sait pas répondre, passe ton chemin.

Ce que tu risques

Si tu ne peux pas présenter d’attestation ni de certificat, l’amende est de 7 500 € par logiciel ou système de caisse concerné. Tu as ensuite 60 jours pour te mettre en règle. Passé ce délai, l’amende peut tomber de nouveau.

Ces règles sont celles en vigueur début novembre 2026. L’attestation de l’éditeur a été supprimée puis rétablie par la loi de finances pour 2026 : le sujet bouge souvent. Vérifie auprès de ton expert-comptable au moment de choisir.

Qui n’est pas concerné

L’obligation ne vise pas les entreprises qui bénéficient de la franchise en base de TVA (elles ne facturent pas de TVA), ni celles qui ne vendent qu’à des professionnels. Un fast-food qui démarre bien dépasse souvent vite les seuils de la franchise : fais le point avec ton comptable avant de t’en servir comme argument.

Comment une caisse « gratuite » se paie, souvent

Une entreprise qui édite un logiciel doit bien gagner sa vie. Quand le logiciel est gratuit, l’argent vient en général d’ailleurs. Les modèles les plus courants :

• Les frais de paiement : la caisse est gratuite, mais tu dois utiliser le terminal de carte bancaire de l’éditeur, avec des frais sur chaque paiement. Sur une année de ventes, c’est souvent le vrai prix.
• Le matériel : tablette, terminal de paiement, imprimante à tickets ou tiroir-caisse à acheter ou à louer, parfois uniquement chez l’éditeur.
• L’abonnement après l’essai : gratuit le premier mois ou la première année, puis payant, parfois avec un engagement de durée.
• Les options payantes : fidélité, statistiques, export pour le comptable, plusieurs postes ou commande en ligne facturés en plus de la version de base.
• La commission sur les commandes en ligne : un pourcentage prélevé sur chaque commande passée sur internet.
• Les frais de sortie : résiliation payante, matériel à rendre, ou données difficiles à récupérer si tu changes d’outil.

Ta liste de vérification avant de choisir

Avant de signer quoi que ce soit, pose les mêmes questions à chaque éditeur, et demande les réponses par écrit :

• Me remettez-vous une attestation individuelle à mon nom, ou une copie de votre certificat, pour la version que je vais utiliser ?
• Quels frais par paiement par carte, et suis-je obligé d’utiliser votre terminal ?
• Quel matériel dois-je acheter ou louer, et puis-je utiliser une tablette ou un téléphone que j’ai déjà ?
• Combien vais-je payer au bout de 3 mois, 12 mois et 24 mois, toutes options comprises ?
• Y a-t-il un engagement de durée, et combien coûte la résiliation ?
• Les commandes en ligne et les titres-restaurant passent-ils par la même caisse ?
• Comment je récupère mes ventes et mes archives si je change de logiciel ? Elles doivent rester disponibles en cas de contrôle.

Le bon calcul

Ne compare pas le prix affiché, compare le coût total sur deux ou trois ans : abonnement, matériel, frais sur les paiements par carte et commissions, avec ton volume de ventes prévu. Une caisse payante sans commission revient parfois moins cher qu’une caisse gratuite avec des frais élevés sur chaque paiement. Mets ce chiffre dans ton prévisionnel plutôt qu’une estimation au hasard.